Ksef: Krajowy System e-Faktur () w Polsce: Nowe przepisy od 2026 roku
Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu cyfryzację procesów fakturowania oraz księgowania faktur, co jest częścią szerszej strategii Ministerstwa Finansów.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie etapami, zaczynając od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, które przekraczają próg 200 milionów złotych sprzedaży. Warto zaznaczyć, że do końca 2026 roku podatnicy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.
Limit 10 tys. zł dotyczy tylko faktur, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. Paragony fiskalne z NIP do 450 zł będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF do końca 2026 roku. Faktura bez numeru KSeF nie funkcjonuje w systemie VAT, co oznacza brak możliwości legalnego rozliczania transakcji.
The numbers
W 2026 roku nie przewidziano kar za niestosowanie KSeF, co może wpłynąć na tempo adaptacji systemu przez firmy. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia do KSeF, w tym Aplikację Podatnika KSeF, co ma ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych regulacji. Warto również zauważyć, że do 31 grudnia 2026 roku można wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych.
W przypadku przekroczenia limitu 10 tys. zł, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF od faktury, która przekroczyła limit. Fakturę wlicza się do limitu 10 tys. zł zawsze zgodnie z datą wystawienia. Do limitu 10 tys. zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.
W 2026 roku do KSeF dołączy około 2.8 miliona firm, co oznacza znaczną zmianę w sposobie wystawiania faktur w Polsce. Przed 1 kwietnia 2026 roku z systemu KSeF korzystało już 320 tysięcy użytkowników. Detale pozostają niepotwierdzone, jak wiele firm będzie w stanie dostosować się do KSeF przed tym terminem oraz jakie będą konkretne konsekwencje dla firm, które nie wdrożą KSeF na czas w 2026 roku.
Kamil Fac, ekspert ds. podatków, podkreśla, że „jeśli firma nie wdroży KSeF na czas, w praktyce nie będzie mogła legalnie wystawiać faktur”. Ministerstwo Finansów informuje, że „do końca 2026 r. podatnicy spełniający określone warunki nadal będą mogli korzystać z papierowych faktur lub dokumentów elektronicznych poza KSeF”. Nowe regulacje mają na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów związanych z fakturowaniem w Polsce, co jest ważnym krokiem w kierunku cyfryzacji gospodarki.
